כשאתם מבקשים לערוך אירוע, אין גבול לאפשרויות. אך ככל שהדמיון שלכם פורה עליכם לחשוב על השכרת ציוד לאירוע שתתרום להצלחת האירוע.
בחרתם לערוך אירוע במקום מסודר? נפלא! בדקו האם בעל המקום מעמיד לרשותכם את כל הציוד הנחוץ לכם. השכרת ציוד לאירוע אינה נוגעת רק למי שעורך אירוע בשטח, גם באולם או גן אירועים נהוג שהלקוח דואג לכלי אוכל יוקרתיים יותר בהזמנה אישית, תוספות לעיצוב ולתאורה, מערכות הגברה ואף אלמנטים של עיצוב ופרחים.
בעת סיכום הדברים עם בעל המקום חשוב לעשות עימו סיור במתחם, לוודא שהשולחנות, הכיסאות והטקסטיל (מפות מפיות וכו') לטעמכם ומספיקים לכמות האורחים שלכם.
אם אתם מזמינים לאירוע אטרקציה, מפעיל, להקה או תזמורת, חשוב לוודא עימם מה הצרכים שלהם מבחינת חשמל, תאורה והגברה. ייתכן ויש להיערך במיוחד עבורם עם תוספת תאורה במיקום בו ביקשתם שיפעלו.
שימו לבו למתקני השירותים במקום, האם הם מספיקים לכמות המוזמנים שלכם? האם נקיים דיים ומתוחזקים באופן מניח את הדעת?
עברו על המקררים והמטבח יחד עם ספק הקייטרינג (ניתן גם לצלם ולשלוח לו) שאלו אותו האם הוא יכול לפעול בהם כראוי ובאופן מיטבי.
בחנו את אפשרויות העיצוב שבעל המקום מציע ואת התאורה במקום בלילה. משחק עם תאורה נוספת ועיצוב נכון יכולים להפוך מקום מוזנח למפואר בן רגע.
כיום יש הרבה חברות להשכרת ציוד לאירועים וחשוב לעבוד עם חברה מוכרת וידועה כמשתפת פעולה עם ספקים אחרים שלכם. שימו לב לעלויות הציוד, מידת ההשתתפות שלכם במקרה של אובדן או נזק של ציוד מושכר ואפשרויות ביטוח.
סכמו עם חברת השכרת הציוד על שעת הגעה מוקדמת לאירוע, לפני יתר הספקים. היות ודרוש להם זמן פריקה ארוך יותר ותוצרתם נחוצה לפני בואם של יתר הספקים.
